دليل إجراءات المكتب الهندسي

شراء التجهيزات والمعدات

استلام طلبات الشراء للمعدات وكافة التجهيزات من إدارة المشتريات، وتدوينه في سجل الطلبات.
مراجعة الطلب من قبل المختصين في المكتب الهندسي من حيث الحاجة والمواصفات والكميات المطلوبة، والتنسيق مع الجهة الطالبة بخصوص المواصفات بما يضمن تحقيق الجودة والكفاءة العالية.
إعادة الطلب بعد مراجعته وتحديد المواصفات إلى لجنة المشتريات لاعتماده.
استلام العروض المقدمة من لجنة المشتريات وتحليلها لاختيار أفضل المواصفات وتحديد أفض العروض.
إعادة إرسال العروض المقدمة مع تقرير التحليل الفني لها إلى لجنة المشتريات.
استلام وفحص وتركيب الأجهزة التي تم شراؤها بعد التأكد من مطابقتها للمواصفات الفنية والتشغيلية المطلوبة بالتنسيق مع دائر المخازن والمستودعات.
تسجيل الجهاز في السجلات لدى المكتب الهندسي وإصدار الرقم التعريفي للجهاز.

تلقي طلبات الصيانة للأجهزة والمعدات من الجهة الطالبة وتدوينها في سجلات الصيانة ورقياً وإلكترونياً.
إجراء الفحص الفني للجهاز المطلوب صيانته، وتحديد احتياجات الصيانة (قطع غيار– دعم فني تخصصي) داخلياً أو خارجياً.
استلام وتحليل عروض الصيانة، وتحديد الاعتمادات اللازمة لذلك.
إرسال طلب الشراء إلى لجنة المشتريات.
استلام وتركيب قطع الغيار بعد فحصها، وإنجاز كافة أعمال الصيانة اللازمة، وإعداد تقرير بذلك، وتوثيقه أصولاً.

إعداد التقارير الفنية حول كفاءة عمل الأجهزة بشكل دوري لتحديد الأجهزة التي تتطلب ضرورة العمل استبدالها أو التخلص منها.
استلام طلب الإتلاف، وتدوينه ورقياً وإلكترونياً في السجل الخاص بذلك، ويتم تقييم الوضع الفني للجهاز.
التأكد من عدم جدوى صيانة الجهاز، وفي حال عدم جدوى الصيانة، يتم نقل الجهاز للمستودع إما لاستخدامه كقطع غيار أو لبيعه أصولاً.

تلقي طلب النقل من الجهة الطالبة، وتدوينه في سجل النقل.
قيام الجنة الفنية بزيارة مكان وجود الأجهزة لتقييم متطلبات النقل.
تفقد المكان الذي يراد نقل الأجهزة إليه، والتأكد من صلاحيته وجاهزيته لتركيب الأجهزة.
إعداد تقرير يتضمن احتياجات النقل وجاهزية المكان الجديد.
تأمن وتوفير مستلزمات النقل والقيام بنقل الجهاز، وتعديل موقعه في السجلات.