دليل إجراءات المكتبة
إجراءات عامة
التأكد من وسائل السلامة والأمان بشكل يومي (وجود مطافئ حريق– عدم التدخين داخل المكتبة– التأكد من إغلاق الأبواب والنوافذ بإحكام…).
المتابعة الدائمة والمستمرة للكتب الحديثة، وموافاة المسؤول المباشر باحتياجات المكتبة بشكل دوري.
تنظيم محضر استلام، وفحص الكتب الواردة، واستلامها أصولاً.
فتح سجل يتضمن مقتنيات المكتبة وتحديثه بشكل دوري.
تصنيف الكتب ورقياً وإلكترونياً وفق نظام التصنيف العالمي، حتى يسهل الوصول إليها.
إعداد بطاقة خاصة بكل كتاب تتضمن اسم الكتاب وموضوعه واختصاصه ومؤلفه وعام النشر.
جرد مقتنيات المكتبة بشكل سنوي، وتدوين نتائج عملية الجرد بسجل خاص بذلك.
العمل على توثيق الكتب والرسائل العلمية والدوريات الواردة في السجلات الخاصة بذلك.
شروط الإعارة الخارجية
مساعدة رواد المكتبة في عملية البحث وتقديم الإرشاد والدعم اللازم لهم.
يقوم أمين المكتبة بفتح سجل إعارة يدون فيه عمليات الإعارة والاسترداد، وتاريخها
تكون مدة الإعارة أسبوعين للسادة أعضاء هيئة التدريس.
يسمح بتجديد الاستعارة للكتب والمراجع في حال وجود نسخة إضافية من الكتاب في المكتبة.
تكون مدة الإعارة للطالب سبعة أيام، يجوز أن تجدد لمرة واحدة حسب عدد النسخ.
إذا انقضت مدة الإعارة دون أن يعيد المستعير ما بعهدته من مقتنيات من تلقاء نفسه في الموعد المقرر، يرسل له إخطار لإعادة الكتب خلال سبعة أيام، وإلا يحرم من الاستعارة إن كان طالب لمدة فصل دراسي، وإذا تكرر التأخير؛ يحرم نهائياً وتعلم الكلية بعدم تسليمه أوراقه أو إعلان نتيجته إلا بعد رد ما بعهدته أو تسديد ثمنها حسب ما تقضي به لائحة المكتبة، ولا يجوز براء ذمة السادة أعضاء هيئة التدريس والهيئة التعليمية إلا بعد إبراء ذمتهم من المكتبة.
لمجلس الكلية الحق في حرمان طلابها الذين يخالفون تعليمات المكتبة أو نظامها أو تقاليدها من الانتفاع بخدماتها.
على المستعيرين رد ما بعهدتهم من مقتنيات قبل بدء امتحانات الفصل الثاني من كل عام.
يتم مخاطبة السادة المستعيرين بعد انقضاء مدة الاستعارة واستعجالهم لإعادة ما لديهم من مقتنيات.
محظورات الإعارة خارج المكتبة
الموسوعات والمعاجم والأطالس والمراجع والرسائل العلمية غير المنشورة.
الكتب النادرة وأوائل المطبوعات.
الكتب ذات النسخة الواحدة.
المراجع التي ترى لجنة المكتبة عدم إعارتها لقلتها أو لقيمتها الدفترية المرتفعة.
خدمة الإعارة الخارجية لا تشمل طالب الدراسات العليا من الخارج.
الاستبعاد
تشكيل لجنة للتدقيق في مقتنيات المكتبة لاستبعاد المواد التي فقدت قيمتها العلمية.
يتولى أمين المكتبة اقتراح أسماء أعضاء هذه اللجنة وتعرض على عميد الكلية لاعتمادها.
تعرض قوائم الكتب المستبعدة على أمين المكتبة ثم مجلس الكلية قبل العرض على لجنة المكتبات الجامعية لاعتمادها وعرضها على مجلس الجامعة.
تقوم لجنة التدقيق باقتراح استبعاد الكتب كل خمس سنوات مع الأخذ بعين الاعتبار في عملية التدقيق العناصر الآتية:
الكتب التالفة.
الكتب التي تقادمت مدتها العلمية.
الكتب الدراسية.
الإجراءات المتبعة عند فقد كتاب
في حال تلف أو فقدان كتاب، يكون المستعير ملزماً بتعويض ما أتلفه أو فقده، وذلك بإحضار نسخة بديلة من نفس الطبعة أو طبعة أحدث لا تقل قيمة عنها.
إذا تعذر ذلك، تعرض على لجنة المكتبات لتحديد ثمن الكتاب بزيادة 10% مصاريف إدارية ويراعى السعر الدفتري.
بعد تسديد ثمن الكتاب التالف أو المفقود يقوم قسم التزويد بخصمه من العهدة، وتسجيل مبرر الخصم في خانة الملاحظات بسجلات الرصيد، وتضاف المبالغ المسددة في حساب خاص.