دليل إجراءات المشتريات
تلقي طلبات الشراء من الجهات المعنية بالأصناف والكميات المطلوبة بعد حصولها على الموافقات اللازمة.
مراجعة المستودع للتأكد من توفر المواد المطلوب شراؤها، وفي حال عدم توفرها يوقع أمين المستودع إشعاراً بذلك.
الحصول على موافقة الشراء من آمر الصرف.
الاحتفاظ بطلبات وفواتير الشراء وأرشفتها إلكترونياً وورقياً ضمن مصنف خاص.
تولي إجراءات الشراء بالطرق المقررة في اللوائح المالية (مناقصات، عروض أسعار، شراء مباشر)
فحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات.
إعداد السجلات والمستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقاً للوائح والتعليمات (طلب الشراء– عروض الأسعار– قرار لجنة فض العروض– أمر توريد– محضر فحص واستلام– مذكرة إدخال إلى المستودع– فاتورة المورد)، وإحالتها الى خزينة الجامعة لصرفها أصولاً بعد مراجعتها والتأكد من صحتها وعرضها على آمر الصرف لاعتمادها.
متابعـة تحاليـل العـروض (على أن لا تقل عن ثلاثة عروض) والتأكـد مـن مطابقتهـا للمواصفـات المطلوبـة وعرضهـا علـى لجنـة تحليل ودراسة عروض المناقصات والممارسات المتعلقة بالمشتريات لاختيار العرض الأنسب.