دليل إجراءات المستودعات والتخزين
يقوم أمين المستودع بتسجيل أي أصناف يقوم باستلامها بموجب فواتير رسمية وفق بطاقات الأصناف، وتسجيل الأصناف المورَدة والمصروفة (الداخلة– الخارجة)، بعد فحصها من قبل لجنة الفحص والاستلام بغية التأكد من سلامتها وصلاحيتها.
تقوم اللجنة بفحص الأصناف ومطابقتها لأمر التوريد، وفي حال مطابقتها للمواصفات المطلوبة يتم التوقيع على المحضر ويرفق مع أمر الإدخال والفواتير ويسلَم إلى الإدارة المالية لصرف المستحقات للمورَد.
اقتراح الموافقة والتوقيع على طلب إدخال مواد من المستودع، وترفق فاتورة الشراء مع طلب الإدخال وترسل إلى الإدارة المالية لإجراء اللازم، وينظَم أمين المستودع مذكرة إدخال وفق النموذج المعتمد.
يستلم أمين المستودع طلب إخراج المواد من الجهة الطالبة بعد موافقة إدارة الجامعة، محدداً فيه الأصناف والكميات المطلوبة.
يقوم أمين المستودع بتسليم الجهة الطالبة الأصناف المحددة بالكميات المطلوبة ويؤخذ توقيع الجهة الطالبة على مذكرة الاستلام.
مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيود اللازمة أولاً بأول ورقياً وإلكترونياً.
إجـراء الجـرد الـدوري لضمـان توفـر المواد المطلوبة ومراقبة الحد الأدنى للطلب وإعداد التقارير اللازمة.
إعداد تقارير دورية عن محتويات المخزون للمسؤول المباشر لاطلاعه على محتوياته.
المشاركة في إعداد الخطة الشرائية للمخزون (طويلة، متوسطة، قصيرة) الأجل.
متابعة تطبيق معايير الأمن والسلامة في جميع المخازن.
إعداد وتحديث الإحصائيات والبيانات المتعلقة بالقسم بشكل مستمر.
تطبيق نظام الجودة ومراقبة عمليات تخزين المواد.
دراسة ومراجعة احتياجات طلبات الشراء قبل القيام بعملية الشراء.
إعداد طلبات شراء الأصناف ورفعها للمسؤول المباشر لاعتمادها.
متابعة إدخال تسجيل بيانات أجهزة الحاسب الآلي في نظام المساندة الفنية.